Кейсы

Оптимизация клиентской базы организатора кофейных фестивалей Big Event Group с помощью AmoCRM

2025-07-11 12:31 Автоматизация
Реструктурировали AmoCRM, устранили хаос в тегах и создали систему, готовую к работе с тысячами клиентов и фестивалей по всей стране.

О клиенте

Big Event Group — компания из Казахстана, которая объединяет бариста и кофе-шопы, а также проводит крупные кофейные фестивали. Она работает с физическими и юридическими лицами, продает места для участников и координирует партнеров и волонтеров.

Боль, с которой к нам обратились

Компания имела действующую CRM-систему, которая нуждалась в кардинальном улучшении и структурировании. Основная проблема заключалась в большом количестве дублирующихся тегов — одни и те же категории записывались по-разному (с большими и маленькими буквами, с дефисами и без), что создавало путаницу в базе данных и затрудняло аналитику.

Цель🎯

Структурировать существующую CRM-систему, создать четкое разделение по воронкам для разных типов клиентов и навести порядок в базе данных.

Наше решение

  • Реструктуризация AmoCRM. Полная переработка существующей системы с учетом специфики event-бизнеса.
  • Создание специализированных воронок.
  • Удаление дублирующихся тегов и создание четкой структуры.
  • Интеграция каналов связи.

Что было сделано

Настройка AmoCRM:
  1. Провели полную реструктуризацию существующей CRM-системы с учетом специфики event-бизнеса и работы с разными типами клиентов.
  2. Создали специализированные воронки продаж: отдельно для физических лиц (участники фестивалей) и юридических лиц (покупатели мест на мероприятиях).
  3. Настроили систему профилей компаний с указанием городов и приоритетов для более эффективной работы с клиентами.
  4. Внедрили четкую систему задач с этапами: связаться, первичный контакт, презентация, подписание договора.
  5. Провели глобальную очистку тегов — удалили все дублирующиеся записи (кафе с большой буквы, кафе с маленькой буквы, кафе с дефисом и т.д.).
  6. Создали единую структуру категорий: оборудование, аксессуары, краски и другие четко определенные теги.
  7. Настроили запрет на создание дублирующихся тегов для предотвращения будущих проблем с базой данных.
  8. Подключили приветственные сообщения для клиентов в социальных сетях и мессенджерах перед подключением менеджера к диалогу.
Настройка специализированных воронок продаж:
  • Воронка для юридических лиц — продажа мест на мероприятиях с распределением по квадратуре и локациям.
  • Воронка для физических лиц — работа с участниками фестивалей и индивидуальными клиентами.
  • Воронка для партнеров — отдельная система для работы с волонтерами, поставщиками и партнерами.
  • Фестивальная воронка — специализированная воронка для организации крупных событий.
Автоматизация работы и интеграции с AmoCRM:
  • Настроили систему задач — автоматическое создание задач на ключевых этапах работы с клиентами. А также аналитику и отчетность для отслеживания эффективности работы по каждому направлению.
  • Подключили телефонию и распределение ответственных лиц при приеме звонков для сотрудников с Европы.
  • Подключили email в систему для официального общения с корпоративными клиентами. Теперь менеджерам не нужно специально заходить на почту, все сообщения отображаются прямо в AmoCRM.
  • Заявки с разных лендингов падают в AmoCRM и распределяются по этапам.
  • Интегрировали Instagram и Wazzup, чтобы заявки в этих каналах коммуникации также попадали в систему для удобства ведения клиентов.

Результат

  • Big Event Group получила четко организованную CRM-систему с разделением по типам клиентов и направлениям деятельности. Теперь компания может эффективно управлять как корпоративными клиентами, так и индивидуальными участниками событий.
  • Полная очистка и систематизация тегов привела к созданию единой структуры данных. Исчезли дублирующиеся записи, что значительно улучшило качество аналитики и поиска информации. Система стала более надежной и удобной для работы.
  • Интеграция каналов коммуникаций в CRM позволила централизовать всю официальную переписку с корпоративными клиентами.
  • Созданная структура позволяет легко масштабировать деятельность на новые города и регионы. Система готова к работе с большими объемами данных во время проведения крупных фестивалей.

✅Компания получила инструмент для управления сложным event-бизнесом с многомиллионным оборотом, который позволяет эффективно координировать работу в двух городах и с различными типами клиентов. Руководство получило полную картину бизнеса: сколько клиентов в каждой воронке, какие задачи выполняются, какой объем сделок проходит через систему. Это позволяет принимать обоснованные решения и планировать развитие.

Команда проекта

Специалист: Ельдар Нурахмет — специалист по AmoCRM.
Инструменты: AmoCRM, Instagram, Facebook, email, Tilda, телефония.
Сроки реализации: 14 рабочих дней.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по WhatsApp по вашей нише. Расскажем, подойдет ли AmoCRM для решения ваших задач. Звоните: +7 747 262 7575.